Анализ документооборота в вузе

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Эффективное управление организацией в условиях информационного общества во многом определяется развитостью корпоративной информационной инфраструктуры в целом и совершенством системы документооборота предприятия в частности [18]. Переход от бумажного к электронному документообороту представляет собой одну из актуальных первоочередных задач автоматизации [30]. Оперативность доступа, защищенность и актуальность информации о деятельности предприятия, необходимой для принятия решений со стороны руководства, являются необходимыми требованиями, предъявляемыми к системам электронного документооборота СЭД. Вопросы сравнительного анализа структуры, функций, опыта внедрения различных СЭД, а также стандартизации электронного документооборота [3; 36] широко обсуждаются в прессе [9; 14; 29; 34] и интернет-сообществе [15; 17; 35]. Каждый из подходов обладает своими достоинствами и недостатками.

Совершенствование документооборота во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в университете.

Эффективное управление организацией в условиях информационного общества во многом определяется развитостью корпоративной информационной инфраструктуры в целом и совершенством системы документооборота предприятия в частности [18]. Переход от бумажного к электронному документообороту представляет собой одну из актуальных первоочередных задач автоматизации [30]. Оперативность доступа, защищенность и актуальность информации о деятельности предприятия, необходимой для принятия решений со стороны руководства, являются необходимыми требованиями, предъявляемыми к системам электронного документооборота СЭД. Вопросы сравнительного анализа структуры, функций, опыта внедрения различных СЭД, а также стандартизации электронного документооборота [3; 36] широко обсуждаются в прессе [9; 14; 29; 34] и интернет-сообществе [15; 17; 35].

Анализ документооборота в вузе

Эффективное управление организацией в условиях информационного общества во многом определяется развитостью корпоративной информационной инфраструктуры в целом и совершенством системы документооборота предприятия в частности [18]. Переход от бумажного к электронному документообороту представляет собой одну из актуальных первоочередных задач автоматизации [30]. Оперативность доступа, защищенность и актуальность информации о деятельности предприятия, необходимой для принятия решений со стороны руководства, являются необходимыми требованиями, предъявляемыми к системам электронного документооборота СЭД.

Вопросы сравнительного анализа структуры, функций, опыта внедрения различных СЭД, а также стандартизации электронного документооборота [3; 36] широко обсуждаются в прессе [9; 14; 29; 34] и интернет-сообществе [15; 17; 35]. Каждый из подходов обладает своими достоинствами и недостатками. Так, приобретая какую-либо коммерческую систему, следует принимать во внимание возможные дополнительные затраты на модернизацию вычислительной техники организации, покупку необходимого программного обеспечения платформы , техническую поддержку, клиентские лицензии.

Делая ставку на разработку системы под заказ, в дальнейшем можно столкнуться с проблемами технической поддержки, доработки и расширения функций системы, совместимости с новыми аппаратными и программными средствами, миграции данных.

Передача конфиденциальных данных на хранение и обработку сторонним организациям вызывает определенные проблемы безопасности и защиты информации. Решения комплексной автоматизации бизнес-процессов, как правило, предлагают пользователю типовые конфигурации системы, а доработка и настройка по требованиям пользователей проводится за дополнительную плату и требует временных затрат.

Выбор системы электронного документооборота должен проводиться предпроектным обследованием инфраструктуры организации, сравнительным анализом целей и задач, требующих автоматизации, и функционала СЭД [32]. В качестве показателей эффективности внедрения СЭД можно рассматривать: затраты и сроки внедрения, степень автоматизации, экономию ресурсов при выполнении процессов создания, обработки, поиска и хранения документов [6]. Наряду с задачами делопроизводства, характерными для любого предприятия, документооборот учебных заведений имеет свою специфику.

А именно: документы в основном сопровождают образовательную, научную и управленческую деятельность. Они формируются в различных информационных системах, используемых на кафедрах, факультетах и структурных подразделениях для автоматизации рабочих процессов. С другой стороны, в таких прикладных системах используется одна и та же информация, что вызывает дублирование действий пользователей.

Таким образом, актуальной является проблема интеграции данных и документов, существующих в гетерогенных системах, в рамках единой кросс-платформенной информационной системы вуза по типу корпоративного портала. Другим важным фактором документооборота вуза является изолированность данных и документов из соображений информационной безопасности, формируемых и обрабатываемых различными службами бухгалтерия, отдел кадров, учебный отдел и т.

С другой стороны, применение ЭЦП для внутреннего документооборота вуза является весьма затратным делом, поэтому на практике во многих случаях обходятся аутентификацией пользователей на основе персональных логинов и паролей [33].

Следует также принимать во внимание невозможность или нецелесообразность полного отказа от бумажных документов, что не исключает этап ручного визирования, после согласования документа на этапе его создания на основе электронных шаблонов, и последующую оцифровку сканирование для рассылки, хранения, поиска и обработки в СЭД.

Принимая во внимание проведенный системный анализ проблемы автоматизации документооборота в Муромском институте филиале Владимирского государственного университета была разработана и внедрена своя система электронного документооборота. Система реализована как информационный сервис на интернет-портале вуза и использует единую базу данных пользователей, также доступную в других корпоративных сервисах [5]. Управление доступом пользователей к сервисам системы проводится на уровне администратора на основе авторизации при подключении.

Администрирование работой сервиса выполняет привилегированный пользователь отдел информации и документооборота. Интерфейс администратора представлен на рисунке 1. При открытии документа пользователем автоматически формируется подтверждение о его прочтении. Электронные документы, хранимые в системе, представляют собой скан-копии бумажных оригиналов приказов, распоряжений и т. Контроль исполнения поручений является одной из главных функций СЭД, которая позволяет отслеживать все документированные процессы организации [1; 7; 16].

Согласно регламенту проведения контроля исполнения, определенному государственным стандартом [2], в системе предусматривается выполнение трех этапов:.

На первом этапе для документов, требующих контроля исполнения, при заполнении регистрационной карты документа дополнительно формируются фактографические атрибуты, а при рассылке таких документов абонентам определяются права.

Кроме того, исполнитель, контролер или администратор может упорядочить в системе перечень документов-поручений по календарным срокам исполнения. База данных реквизитов и электронные документы хранятся в защищенном каталоге на центральном сервере.

Целью работы является системный анализ проблем внедрения систем электронного документооборота в учебных заведениях. Актуальность задачи определяется широким использованием компьютерных технологий в планировании и организации работы вузов, где документооборот и контроль исполнения являются связующим сервисом в единой корпоративной информационной системе.

На рынке программного обеспечения представлено достаточное число продуктов, отличающихся ценой, функциональностью и способами реализации. Однако при внедрении готовых решений в работу вузов возникает проблема настройки системы электронного документооборота на специфику организации делопроизводства, а также интеграции с другими используемыми информационными системами сопровождения учебного, научного процессов и управления. В работе рассматривается оригинальное решение задачи внедрения системы электронного документооборота как информационного сервиса в структуре автоматизированной информационной системы управления Муромского института филиала Владимирского государственного университета.

Информационный сервис электронного документооборота реализован в виде интернет - приложения с использованием свободно распространяемого программного обеспечения на платформе LAMP. Такой подход позволяет использовать общую базу данных информационной системы вуза и обеспечивает защищенный доступ пользователей, обеспечивая аппаратную и программную независимость, а также мобильность подключения с любого компьютера, как в локальной сети института, так и из сети Интернет без установки специализированного программного обеспечения.

Статья в формате PDF. Афанасьев А. ГОСТ Р Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению. Гуреев А. Информационная система вуза. Калаев Д. Окупаемость внедрения документооборота - возможно ли её рассчитать? Каменева Е. Князева Т. Корпоративный порта DeskWork. Корпоративная система электронного документооборота DocVision. Корпоративная система электронного документооборота Naumen DMS. Лушников В. Назаренко А.

Независимый портал о СЭД. Носарева Н. Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. Середа С. Система комплексной автоматизации учебного процесса GS-ведомости.

Система управления бизнес-процессами ELMA. Система электронного документооборота Directum. Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox. Система электронного документооборота FossDoc.

Стародубов Д. Тихонов В. Файловое хранилище YouDocs. Химич Ю. Храмцовская Н. Щербаков А. Переводная версия журнала "Современные проблемы науки и образования" "Modern Problems of Science and Education. Академия Естествознания готовит к изданию реестр новых научных направлений, разработанных российскими учеными.

Совершенствование системы документооборота в университете. Часть 3.

Савченко А. Кубанский государственный университет, savchenap yandex. Информационные технологии во многом развивались с учетом возрастающих потребностей организаций в работе с документацией. Современные рабочие станции стали главным инструментом работы с документами. Следующим шагом в совершенствовании этого инструмента стало создание систем электронного документооборота — СЭД. Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Ваш IP-адрес заблокирован.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как пережить первую сессию? Первый курс - главные ошибки первокурсника в ВУЗе
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Фока

    Хочу стать арабов, интересно а это проще чем стать европейцом с повышенным статусом

  2. ringgali

    А может не с того конца, господа, ищите, ваши так сказать слуги народа загоняют вас самих же в угол для очередного доения и все как обычно чинно немного повозмущавшись развязывают кошелек, а нужны ли такие слуги? Постоянно все повышающие и грабящие, с этим надо решать а не кидаться выполнять несуразные требования или пусть ездят на отечественном, родном все поголовно с рады и банковой. И будет всем счастье

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных